Privacy policy

Informativa ai sensi del Regolamento Europeo 679/2016 in materia di Protezione dei Dati Personali (GDPR) e delle vigenti normative nazionali

Protezione dei Dati Personali dei Candidati

Premessa
HIRTOS Executive Search S.r.l. (di seguito anche "la Società", "HES" o "il Titolare"), con sede legale in via Mauro Macchi 27, 20124 Milano, opera nell'attività di Ricerca e Selezione di posizioni di top e middle management che svolge per incarico di Enti e Organizzazioni pubbliche, private e no-profit (di seguito i "Clienti" o il "Cliente") Italiane e/o Internazionali operanti nei diversi settori.
HES è autorizzata dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali all'esercizio delle attività di ricerca e selezione del personale di cui all'art. 2, comma 1, lettera c) del Decreto Legislativo n. 276 del 2003 (Prot. 13/I/0017810 del 21/12/2010) ed iscritta all'Albo informatico delle Agenzie per il Lavoro.
La presente informativa è resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento generale UE sulla protezione dei dati personali n. 679/2016 (di seguito anche solo il "GDPR" o il "Regolamento") e comunque della normativa vigente ed illustra come raccogliamo, condividiamo e utilizziamo i dati personali dell'Interessato (di seguito anche i "Candidati" o il "Candidato"), le finalità del loro utilizzo, i diritti dell'Interessato e come esercitarli.
HES, perseguendo l'obiettivo della tutela della privacy dei propri Candidati, si impegna a garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali nonché della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza e all'identità personale, secondo le disposizioni del Regolamento e delle vigenti normative nazionali, con le modalità esplicitate nei paragrafi successivi.

Il "Titolare del trattamento"

Ai sensi del Regolamento in materia di protezione dei dati personali, Hirtos Executive Search S.r.l., con sede in Milano (MI), Via Mauro Macchi 27, è il Titolare del trattamento, ex art. 28 d.lgs. 196/03 e art. 4 paragrafo 7) del Regolamento, dei Suoi dati personali (nel seguito anche solo i "dati").
I dati acquisiti formano oggetto di trattamento nel rispetto del Regolamento e delle vigenti normative nazionali e, in relazione ai suddetti trattamenti, il Titolare fornisce le seguenti informazioni.
Per "trattamento", (art. 4 paragrafo 2) del Regolamento), si intende qualunque operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Tale trattamento deve essere improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti.

Dati personali oggetto del trattamento

I dati personali raccolti tipicamente includono:

dati identificativi (nome e cognome, età, data e luogo di nascita, genere, indirizzo, ecc.);
dati di contatto (telefono, fax, e-mail, ecc.);
dati relativi all'ambito lavorativo (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: curriculum vitae, titolo di studio, esperienze e competenze professionali, storia lavorativa, inquadramento, compensi ed eventuali beni aziendali assegnati a titolo di benefit o altro, etc.);
fotografie e video CV.

I dati possono essere forniti direttamente dagli Interessati attraverso diversi canali: posta elettronica, posta tradizionale, interviste e colloqui con incaricati della Società. Ogni dato personale fornito a HES direttamente dall'Interessato tramite CV, senza esplicita richiesta di invio da parte di HES, sarà considerato come fornito volontariamente e spontaneamente. Il dato sarà trattato, come tutti gli altri dati personali, nel pieno rispetto del Regolamento e dei diritti dell'Interessato.
HES potrà altresì acquisire i dati dei Candidati da terze parti (quali portali internet e social network, società proprie clienti o terze, società di informazione o registri, elenchi e banche dati pubbliche, articoli, pubblicazioni, report digitali e non, terze parti indicate dal Candidato come referenze) laddove e ove richiesto da parte di queste si sia già provveduto a richiedere ed ottenere dal Candidato il consenso alla comunicazione o alla diffusione dei propri dati.
Salvo casi specifici, a fronte dei quali il Titolare chiederà esplicito consenso alla raccolta direttamente all'Interessato, la Società non necessita per l'espletamento delle sue attività di dati sensibili o particolari. Eventuali dati sensibili o particolari forniti spontaneamente dall'Interessato e non ignorabili dal Titolare (es. un CV in pdf) non saranno comunque comunicati a terzi senza il consenso esplicito del Candidato.
Viste le finalità del trattamento (paragrafo 3.), si invitano gli Interessati ad omettere dal fornire:

propri dati sensibili, ovvero quelli riguardanti le origini etniche, le opinioni religiose, politiche, filosofiche o opinioni di altro genere connesse al supporto di un partito politico, oltre ad altre informazioni inerenti le condizioni di salute e la vita sessuale;
propri dati particolari ovvero informazioni o dati giudiziari, biometrici, genetici che lo riguardano.
informazioni di natura riservata concernenti persone terze, fisiche o giuridiche, o comunque informazioni rispetto alle quali l'Interessato ha concluso accordi di riservatezza e particolarmente, ma non limitatamente, alle società presso le quali l'Interessato ha lavorato o relative alla società presso la quale sta attualmente lavorando

Finalità e base giuridica del trattamento dei dati

I dati personali forniti dall'Interessato o altrimenti acquisiti dal Titolare, nelle modalità descritte al paragrafo 2., nell'ambito della propria attività ordinaria saranno trattati per le seguenti finalità:

svolgere attività di ricerca, selezione e valutazione del personale nell'ambito di un incarico conferito a HES da Società, Enti e Organizzazioni nostre clienti;
delineare il profilo professionale del Candidato a seguito di un'intervista o colloquio diretto con il Candidato stesso;
proporre la candidatura dell'Interessato a Società, Enti e Organizzazioni nostre clienti che ci abbiano conferito un incarico specifico e che siano alla ricerca di personale da inserire nei loro organici;
popolare la base dati di HES con l'inserimento dei CV inviati dagli Interessati al fine di rendere più efficiente il processo di ricerca e selezione a fronte di un incarico conferito a HES da Società, Enti e Organizzazioni nostre clienti
adempiere ad obblighi legali ai quali HES è soggetta;
accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria od ogniqualvolta vengano esercitate funzioni giurisdizionali.

Modalità del trattamento

I dati personali verranno trattati sia manualmente, in forma cartacea, che con strumenti informatici e telematici ed inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti espressamente designati dal Titolare quali Responsabili ed Incaricati del trattamento dei dati personali, che potranno effettuare operazioni di archiviazione, classificazione, consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l'altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l'esattezza, l'aggiornamento e la pertinenza dei dati nel rispetto alle finalità dichiarate.

Durata del trattamento / periodo di conservazione

I dati raccolti potranno essere conservati per un periodo di tempo che riteniamo legittimo per la natura del nostro business e utili agli Interessati (ad esempio, per proporre opportunità professionali). Il periodo di conservazione dei dati personali pertanto può estendersi fino a un massimo di 10 anni. I dati personali saranno comunque oggetto di periodica richiesta di aggiornamento e, indipendentemente dalla loro "anzianità", saranno sempre oggetto di aggiornamento all'atto del loro utilizzo per le finalità espresse al paragrafo 2).

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

Per il perseguimento delle finalità di cui al paragrafo 3) della presente informativa, i dati personali conferiti saranno trattati da persone incaricate dal Titolare, ovvero dipendenti, collaboratori e consulenti interni ed esterni della Società nominati per iscritto quali Incaricati o Responsabili esterni del trattamento dei dati.
I dati personali potranno essere comunicati e trasferiti:

a soggetti cui la facoltà di accedere ai dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge e di normativa secondaria o da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge;
a Società clienti di HES, aventi anche sede all'estero (in Europa o fuori dall'Europa).

La comunicazione e/o la trasmissione a Società clienti al di fuori dell'Unione Europea avverrà solo previo consenso esplicito da parte dell'Interessato.
I dati raccolti potranno essere trattati da terzi, Responsabili esterni del trattamento, e precisamente: società che svolgono servizi di cloud provider, società che svolgono servizi di sviluppo, gestione e manutenzione del software e dei sistemi informativi, di gestione della posta elettronica. Un elenco completo di tutti i Responsabili nominati può essere richiesto rivolgendosi all'indirizzo e-mail a: executivesearch@hirtos.it
I dati personali non saranno soggetti a diffusione.

Trasferimenti di dati transfrontalieri

I dati dei Candidati sono destinati ad aziende nostre clienti nel territorio italiano, nell'Unione Europea e potranno altresì essere comunicati e trasferiti a Società clienti al di fuori dell'Unione Europea nel rispetto delle condizioni richieste dalla legge affinché tale trasferimento sia lecito. In particolare detto trasferimento potrà avvenire verso le aziende presenti negli Stati Uniti che hanno aderito o aderiranno al c.d. "Privacy Shield", verso le aziende in altri Paesi al di fuori dell'Unione Europea rispetto ai quali è stata adottata da parte della Commissione Europea una decisione di adeguatezza o, in mancanza, nel rispetto delle altre condizioni prescritte dalla legge.

I diritti dell'interessato

Gli artt. 15 e ss. del GDPR conferiscono agli Interessati l'esercizio di specifici diritti nei confronti del Titolare del trattamento. In particolare, i diritti di:

ottenere la conferma dell'esistenza dei dati personali che riguardano l'Interessato, anche se non ancora registrati, e chiedere di conoscere la loro origine fatti salvi i diritti dei terzi, nonché le finalità, i tempi di conservazione, le modalità del trattamento e la logica applicata in caso di trattamenti effettuati con strumenti automatizzati;
revocare il consenso eventualmente prestato relativamente al trattamento dei dati personali, fatta salva la liceità del trattamento posto in essere fino a quel momento;
ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali trattati e, salvo il caso in cui non sia tecnicamente fattibile, trasmettere direttamente i dati ad un altro Titolare del trattamento;
ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e trattati (all'atto della richiesta di cancellazione dei dati, HES conserverà un set minimo di informazioni a garanzia del lavoro svolto nei confronti del Cliente e per proteggere gli interessi della Società in accordo ad eventuali requisiti legali);
ottenere l'aggiornamento, la rettificazione e l'integrazione dei dati trattati;
opporsi, in tutto o in parte e per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che riguardano l'Interessato, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
proporre reclamo alle Autorità di controllo.

L'esercizio di questi diritti non deve pregiudicare e/o ledere i diritti e le libertà altrui compreso il segreto industriale e aziendale e la proprietà intellettuale.
In particolare il diritto di accesso è limitato ai dati personali da conferiti dall'Interessato e non si estende alle elaborazioni professionali sugli stessi eventualmente svolte dalla Società la quale ne diventa proprietaria esclusiva. Tuttavia, nel caso in cui l'Interessato eserciti il diritto alla cancellazione dei suoi dati, tali elaborazioni verranno cancellate e/o anonimizzate in modo da rendere l'Interessato in alcun modo non identificabile.
Può esercitare tali diritti in qualsiasi momento utilizzando le modalità ed i riferimenti indicati nel paragrafo 9. Come contattarci.
Resta inteso che, laddove le richieste siano presentate tramite mezzi elettronici, le informazioni saranno fornite gratuitamente e in un formato elettronico di uso comune.
Qualora le richieste dell'Interessato siano manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, Hirtos Executive Search può alternativamente:

addebitare un contributo spese ragionevole tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o la comunicazione o intraprendere l'azione richiesta;
rifiutare di soddisfare la richiesta.

In entrambe le circostanze la Società fornisce un'adeguata giustificazione all'utente.

Come contattarci

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è Hirtos Executive Search S.r.l., con sede legale in Milano, Via Mauro Macchi, 27, in persona del suo legale rappresentante.
Lei potrà:

ricevere maggiori informazioni in merito ai dati conferiti nonché richiedere l'elenco aggiornato dei soggetti nominati Responsabili e Incaricati del trattamento;
esercitare i Suoi diritti esplicitati al paragrafo precedente.

mediante l'invio di un'e-mail all'indirizzo executivesearch@hirtos.it o via telefono al numero 02 667794